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数睿RPA专栏丨RPA深入应用,实现端到端全流程业务转型

2022/09/02

  RPA即机器人流程自动化,RPA的应用方式是模拟用户的操作与判断,从而实现基于电脑端的重复及逻辑明确的流程自动化。许多企业正在使用RP

  RPA即机器人流程自动化,RPA的应用方式是模拟用户的操作与判断,从而实现基于电脑端的重复及逻辑明确的流程自动化。许多企业正在使用RPA来帮助他们实现流程效率提升、成本优化甚至是数字化转型。

  RPA目前虽已广泛应用于各类场景,但是不完善的流程自动化计划、不合理的自动化任务等都会使RPA项目不被认可,从而导致RPA项目停滞不前。

图源:千图网

  本文就企业内部如何深入应用RPA,提出了几个可行方案和指导准则,旨在帮助企业实现端到端业务全流程自动化。

  1制定RPA发展规划

  RPA可以实现的场景相当丰富,这会导致企业在接触RPA的初级阶段显得捉襟见肘,因为选择面和可能性太多而不知如何开始。其实要实现RPA在企业内部深入应用需要有一个成熟的发展规划。如何梳理RPA发展规划的思路,可以通过RPA产品的发展方向窥知一二。目前市面上主流的RPA厂商对其产品的优化提升基本都体现在产品的易用性和功能性上。很多厂商都在不断迭代其拖拉拽的功能和UI页面,以降低其产品的使用门槛;与此同时,也有很多厂商专注于企业级的框架、各种AI能力的链接等功能性上的提升,使得产品可以实现自动化的范围更加宽广。当然,这2种发展方向并不冲突,对于企业来讲也是一样:既可以推崇自下而上地使RPA作为基础工具让业务人员自行搭建自动化流程,提升企业自动化能力;也可以追求自上而下地搭建企业级的自动化流程框架,实现业务流程自动化转型。

  2IT部门参与及内外部协同

  从企业战略分解的角度来看,IT是企业战略落地的基础,IT部门要从公司业务发展的角度,去思考和规划公司的IT体系,对企业内部各个环节的流程和数据进行充分地整合,为企业完成战略目标提供更高效的工具和抓手,帮助公司提高效率。

  RPA在企业内部的应用过程中,IT部门除了需要了解RPA产品外,还需要了解哪种部署方式更适合企业的现状及发展;规划不同流程的自动化进程;制定并统筹与外部厂商的合作计划等。IT部门越早参与越有助于更快更好地获得结果。

  从技术层面来看,RPA是一个业务流程自动化工具。当然,RPA也可以作为超自动化的基座与AI相结合,成为一个功能更加全面的业务流程自动化工具集合。RPA作为工具在企业内部使用是有别于传统IT项目的,传统IT项目上线后是作为完整的产品在使用,而RPA作为工具可以源源不断地产出新的自动化流程。而作为工具,不管是面向业务人员的还是面向技术人员,企业都需要尝试和学习,当然还有支持。外部厂商在企业深入应用RPA的不同阶段也承担了不同职责:实施交付、培训、咨询、开发支持等。

  3梳理目标流程,寻找“低垂的果实”

  RPA并不是无所不能的,包含重复步骤而又有明确规则的流程是可以通过RPA实现自动化的,但如果流程涉及推理、人为判断等操作,那么这些流程就可能不适合RPA。

  因此在RPA应用初期,评估和选择适合的自动化流程是关键的一步。一般可从以下2个角度去看流程是否适合RPA:

  ·实现难易:通过规则清晰程度、异常情况发生频次、文档格式标准程度、人为判断次数等判断;

  ·价值高低:通过流程涉及的人员情况、参与时间的长短、执行频率的高低、是否为主营业务等判断。

  当然,在此基础上不要忘记所选的流程最好能满足业务一线最急切的需求,同时也要获取利益相关者和高级管理层的认可。评估出来的自动化流程过多而不知如何排序时,也可通过咨询外部厂商或者从典型业务场景开始试验,取得“低垂的果实”后,再逐渐扩大范围。

  4正确传达RPA价值

  针对员工,需要正确传达流程自动化的价值,将重复性和低价值的流程自动化可以大大改善员工的工作体验,提升工作愉悦度,避免频繁离职带来的流程不稳定性。同时,与RPA并行工作也可以极大提升工作效率,RPA解决重复低价值的工作,人力做决策类的工作,双方相辅相成。

  同时,企业内部阐明机器人和员工在流程中的角色是必不可少的。新技术的引用,势必会改变一些工作内容和岗位职责,各种技术革新早已证明这一点。大多数RPA项目确实会直接影响员工的工作流程,但是这并不代表RPA会抢走人们的饭碗。虽然RPA让原有流程减少甚至消失了,但是要保证RPA实施后的正常运转,离不开对应职能人员的维护;同时RPA在企业内部的普及也离不开业务人员的参与。RPA的维护、培训、统筹、开发等都需要对应的人力资源支持。

  如果一个企业在应用RPA后无法平衡人力与机器的关系从而导致员工下岗,只能说明企业还未正确地应用RPA。

  5建立RPA卓越中心

  当逐步推广PRA时,经常会面临规模化挑战,企业可以通过建设RPA卓越中心(RPA CoE)去应对。一个成功的RPA CoE不仅是RPA成功实施的保障,他还承担着统筹知识、技术等资源的角色,承上启下的助力企业实现与其匹配的自动化流程。

  (注:关于CoE的内容,可以关注数睿RPA专栏的另一篇文章:《RPA未来展望:COE》。)

  结语

  RPA促进了企业业务流程自动化转型,但是在企业内部深入应用RPA还需要正确的发展规划、项目治理及价值宣贯。

  数睿RPA专栏

  1.零售企业的数据管理实践

  2.疫情横行,企业如何推进财税数智化转型?

  3.RPA未来管理展望——COE

  关于数睿管理咨询

  上海数睿管理咨询有限公司为百胜软件全资子公司,正式成立于2021年6月,其前身为百胜软件云计算事业部。数睿管理咨询作为中国RPA产业较早的实践者,早在中国RPA市场尚处于萌芽时期的2018年,即成功落地交付了财务RPA自动化项目——菜鸟物流集团全国报税项目。截至2021年,数睿管理咨询累计为国内超过100家客户提供RPA的咨询、交付、培训、售后服务。近四年间,数睿管理咨询累计交付超过600条业务流程,涉及电商零售、供应链、财务、HR等各个领域,沉淀总结了针对RPA咨询、实施交付、运维及培训赋能的完整科学管理体系,加强了企业RPA管理咨询的科学性、发展性和效率性,完善标准了RPA咨询市场体系。